Büroassistent/in EBA

organisieren, schreiben, abrechnen, telefonieren, erfassen, beraten

Was macht ein/e Büroassistent/in EBA?

Jedes Büro braucht jemanden, der zum reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse beiträgt. Diese Rolle übernehmen unter anderem die Büroassistenten und Büroassistentinnen.

Sie sind im administrativen Bereich eines Unternehmens tätig. Je nach Unternehmen und Abteilung, in der sie tätig sind, variieren die Aufgaben. In Büros fallen vielfältige Arbeiten an. Büroassistent und Büroassistentin erledigen diese gewissenhaft. Sie kennen sich mit dem Telefon, dem Computer, dem Drucker, dem Fotokopierer, dem Scanner und dem Fax aus und wissen, wie diese Geräte zu bedienen und zu warten sind.

Büroassistenten und Büroassistentinnen schreiben am Computer Briefe, Aktennotizen und Protokolle nach Vorlage oder Diktat, stellen Dokumentationen zusammen und kopieren sie, erfassen Daten, führen Kundendateien, halten die Ablage à jour, nehmen Anrufe entgegen und vieles mehr. Jedes Unternehmen, jede Verwaltung ist darauf angewiesen, dass diese Arbeiten zuverlässig ausgeführt werden.

SBFI-anerkannte Branchen: Automobil-Gewerbe, Bank, Bauen und Wohnen, Bundesverwaltung, Chemie, Dienstleistung und Administration, Handel, Hotel- Gastro-Tourismus (HGT), Internationale Speditionslogistik, Marketing & Kommunikation, Maschinen-, Elektro- und Metallindustrie (MEM), Nahrungsmittelindustrie, Notariate Schweiz, Öffentlicher Verkehr, Öffentliche Verwaltung, Privatversicherung, Reisebüro, santésuisse, Spitäler, Kliniken und Heime, Transport, Treuhand/Immobilien.

Was und wozu?

• Damit die Kundenwünsche stets berücksichtigt werden, nimmt sie der Büroassistent telefonisch oder per E-Mail entgegen und gibt sie an seine Vorgesetzte weiter.
• Damit wichtige Beschlüsse aus Sitzungen nicht vergessen gehen, schreibt die Büroassistentin ein detailliertes Protokoll und lässt dieses allen Sitzungsteilnehmenden elektronisch oder ausgedruckt zukommen.
• Damit keine vertraulichen Informationen an die Öffentlichkeit gelangen, hält sich der Büroassistent gewissenhaft an gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz sowie interne Vorgaben zur Archivierung von Daten und Dokumenten.
• Damit stets genügend Büromaterial an Lager ist, übernimmt die Büroassistentin die Bewirtschaftung des Büromateriallagers selbstständig. Sie bestellt bei Bedarf neues Material und räumt dieses ins Lager ein.
• Damit die Buchhaltung stimmt, führt der Büroassistent einfache und sich wiederholende Arbeiten im Rechnungswesen aus, wie z.B. den Zahlungsverkehr, die Erstellung von Abrechnungen oder die Abwicklung von Aufträgen durch Bank oder Post.