Assistant/e de bureau AFP

organiser, écrire, facturer, téléphoner, enregistrer, conseiller

Description

Chaque bureau a besoin de quelqu’un qui contribue au bon déroulement des processus de travail. Ce rôle est assumé, entre autres, par les assistants ou assistantes de bureau. Ils travaillent dans le service administratif d’une entreprise. Leurs tâches peuvent varier selon l’entreprise ou le service dans lequel ils travaillent.

Les assistants et les assistantes de bureau maîtrisent les instruments de bureautique comme le téléphone, l’ordinateur, l’imprimante, le photocopieur, le scanner et le télécopieur, et assurent leur maintenance.

Ils exécutent diverses tâches courantes: élaborer des documents écrits comme les lettres, les courriers, les protocoles et les notes de dossier sur l’ordinateur. En outre, il existe d’autres activités telles que tenir à jour des données, classer des documents, prendre des appels téléphoniques, faire des photocopies, réaliser des dossiers et bien plus encore. Chaque entreprise, chaque administration dépend de la abilité de l’exécution de ces tâches.

Les branches reconnues par le SEFRI sont: administration fédérale, administration publique, agences de voyage, assurances privées, banque, chimie, construire et habiter, commerce, communication & marketing, fiduciaire/immobilier, hôpitaux/cliniques/établissements médico-sociaux, hôtellerie-gastronomie-tourisme (HGT), industrie agroalimentaire, industrie automobile, industrie des machines, des équipements électriques et des métaux (MEM), logistique et transports internationaux, notariats de Suisse, santésuisse (assureurs maladie suisses), service et administration, transports, transports publics.

Quoi et pourquoi?

• Afin que les souhaits du client soient toujours pris en compte, l’assistant de bureau les prend en compte par téléphone ou par e-mail et les transmet à son supérieur.
• Afin que les décisions importantes issues des réunions ne soient pas mises aux oubliettes, l’assistante de bureau rédige un protocole détaillé et l’envoie à toutes les personnes présentes à la réunion par voie électronique ou imprimée.
• Afin qu’aucune information confidentielle ne parvienne au public, l’assistant de bureau respecte scrupuleusement les dispositions légales en matière de protection des données et les directives internes relatives à l’archivage des données et des documents.
• Afin qu’il y ait toujours suffisamment de fournitures de bureau en stock, l’assistante de bureau prend en charge, de façon autonome, la gestion de l’entrepôt de fournitures de bureau. Si nécessaire, elle commande de nouvelles fournitures et les place dans l’entrepôt.
• Afin que la comptabilité soit correcte, l’assistant de bureau effectue des tâches comptables simples et répétitives, telles que les opérations de paiement, la préparation des comptes ou le traitement des commandes par la banque ou la poste.