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Assistant/e de bureau AFP

organiser, écrire, facturer, téléphoner, enregistrer, conseiller

Assistant/e de bureau AFP

Description

Chaque bureau a besoin de quelqu’un qui contribue au bon déroulement des processus de travail. Ce rôle est assumé, entre autres, par les assistants ou assistantes de bureau. Ils travaillent dans le service administratif d’une entreprise. Leurs tâches peuvent varier selon l’entreprise ou le service dans lequel ils travaillent.

Les assistants et les assistantes de bureau maîtrisent les instruments de bureautique comme le téléphone, l’ordinateur, l’imprimante, le photocopieur, le scanner et le télécopieur, et assurent leur maintenance.

Ils exécutent diverses tâches courantes: élaborer des documents écrits comme les lettres, les courriers, les protocoles et les notes de dossier sur l’ordinateur. En outre, il existe d’autres activités telles que tenir à jour des données, classer des documents, prendre des appels téléphoniques, faire des photocopies, réaliser des dossiers et bien plus encore. Chaque entreprise, chaque administration dépend de la abilité de l’exécution de ces tâches.

Les branches reconnues par le SEFRI sont: administration fédérale, administration publique, agences de voyage, assurances privées, banque, chimie, construire et habiter, commerce, communication & marketing, fiduciaire/immobilier, hôpitaux/cliniques/établissements médico-sociaux, hôtellerie-gastronomie-tourisme (HGT), industrie agroalimentaire, industrie automobile, industrie des machines, des équipements électriques et des métaux (MEM), logistique et transports internationaux, notariats de Suisse, santésuisse (assureurs maladie suisses), service et administration, transports, transports publics.

Quoi et pourquoi?

  • Afin que les souhaits du client soient toujours pris en compte, l’assistant de bureau les prend en compte par téléphone ou par e-mail et les transmet à son supérieur.
  • Afin que les décisions importantes issues des réunions ne soient pas mises aux oubliettes, l’assistante de bureau rédige un protocole détaillé et l’envoie à toutes les personnes présentes à la réunion par voie électronique ou imprimée.
  • Afin qu’aucune information confidentielle ne parvienne au public, l’assistant de bureau respecte scrupuleusement les dispositions légales en matière de protection des données et les directives internes relatives à l’archivage des données et des documents.
  • Afin qu’il y ait toujours suffisamment de fournitures de bureau en stock, l’assistante de bureau prend en charge, de façon autonome, la gestion de l’entrepôt de fournitures de bureau. Si nécessaire, elle commande de nouvelles fournitures et les place dans l’entrepôt.
  • Afin que la comptabilité soit correcte, l’assistant de bureau effectue des tâches comptables simples et répétitives, telles que les opérations de paiement, la préparation des comptes ou le traitement des commandes par la banque ou la poste.

Les faits

Admission
Scolarité obligatoire achevée.
Formation
Formation professionnelle initiale de 2 ans dans une entreprise ou au sein de l’administration publique. Titre obtenu: attestation fédérale.
Les aspects positifs
Les assistants et les assistantes de bureau sont la plaque tournante dans le domaine administratif d’une institution. Leurs activités comprennent l’administration, les finances et la comptabilité, les achats et les ressources humaines. La formation offre une entrée dans le monde du travail commercial.
Les aspects négatifs
Les assistants et les assistantes de bureau travaillent principalement sur des bureaux, la profession n’offre pas beaucoup d’espace pour bouger et n’est pas pour les personnes qui ont une forte envie de bouger. Malheureusement, l’offre de formation n’est pas particulièrement importante. À long terme, il faut faire face à un apprentissage supplémentaire pour pouvoir suivre le marché du travail.
Le travail au quotidien
Les assistants et les assistantes de bureau contribuent quotidiennement au succès d’une entreprise grâce à leurs compétences en matière de contact client et de communication. Ils répondent aux besoins des clients et communiquent de manière claire et compréhensible. Le traitement des technologies de l’information joue également un rôle central dans leur travail quotidien.

TOP 10 requis

indispensable
indispensable
très important
important
indispensable
important
indispensable
important
très important

Plans de carrière

Économiste d’entreprise HES, informaticien/ne de gestion HES, gestionnaire en tourisme HES (Bachelor)

Économiste d’entreprise ES, économiste bancaire ES, économiste d’assurance ES, informaticien/ne de gestion ES (diplôme fédéral)

Expert/e en finance et controlling DF, chef/fe de marketing DF, directeur/-trice des ressources humaines DF, administrateur/-trice de biens immobiliers DF, chef/fe de commerce international DF (diplôme fédéral)

Spécialiste en finances et comptabilité BF, spécialiste en marketing BF, spécialiste RH BF, spécialiste technico-gestionnaire BF, assistant/e de direction BF, agent/e fiduciaire BF (brevet fédéral)

Employé/e de commerce CFC (accès en 2ème année de formation)

Assistant/e de bureau AFP

Scolarité obligatoire achevée