Spezialisierung
Pfarreisekretär/in
telefonieren, faxen, einordnen, dokumentieren, verwalten
Beschreibung
Pfarreisekretäre und Pfarreisekretärinnen arbeiten auf dem Sekretariat der Pfarrei. Dort erfüllen sie vielfältige administrative Aufgaben. Sie kümmern sich ums Telefon, die Korrespondenz, die Adressverwaltung und die Koordination von Terminen usw. Zu ihren Aufgaben gehören häufig auch kleinere Buchhaltungsaufgaben. Sie verwalten die zweckbestimmten Gelder (Kirchenopfer, Messstipendien, Fonds) und führen die Pfarreibücher (Tauf-, Firm-, Ehe- und Totenbuch) nach. In Zusammenarbeit mit der Pfarreileitung gestalten sie das Pfarreiblatt.
Oft betreuen die Sekretäre und Sekretärinnen auch die Website der Pfarrei. Bei ihrer Arbeit haben sie vielfältigen Kontakt mit Menschen und sind Ansprechperson in den verschiedensten Anliegen (wie z.B. Taufe oder Todesfall). Sie tragen als wichtiges Bindeglied zwischen kirchlichem Personal, Pfarreiangehörigen und breiter Öffentlichkeit entscheidend dazu bei, dass die Pfarrei ihre Aufgaben wahrnehmen kann.
Was und wozu?
- Damit die Pfarrei stets einwandfrei funktioniert, kümmert sich der Pfarreisekretär um die Korrespondenz, den Tür- und Telefondienst sowie den administrativen Support.
- Damit die Kirchgemeinde über die Angebote der Pfarrei auf dem Laufenden ist, wendet sich die Pfarreisekretärin dem Auftritt der Pfarrei zu (Pfarrblatt, Homepage, Newsletter, Plakate, Versände etc.).
- Damit eine jahrhundertealte bewährte Tradition fortgeführt wird, trägt der Pfarreisekretär die Taufen, Hochzeiten oder Beerdigungen trotz moderner Elektronik immer noch von Hand in speziellen Archivbücher ein.
- Damit der Termin der nächsten Messe rechtzeitig im Pfarrblatt erscheint, kümmert sich die Pfarreisekretärin darum, die das Pfarreileben jederzeit überblickt und eine gut organisierte Arbeitsstruktur hat.
Facts
- Zutritt
- Abgeschlossene Grundausbildung EFZ, in der Regel eine kaufmännische Ausbildung (Kaufmann/-frau EFZ; Handelsschule).
- Ausbildung
- Bei einer Anstellung in einem Pfarreisekretariat kann ein ca. 4-tägiger Einführungskurs besucht werden.
- Sonnenseite
- Die Pfarreisekretären und der Pfarreisekretärinnen sind wichtige Bindeglieder zwischen kirchlichem Personal, Pfarreiangehörigen und breiter Öffentlichkeit. Obwohl sie einen Grossteil ihrer Arbeitszeit im Büro verbringen, kommen Sekretariatsmitarbeitende mit vielen Menschen in Kontakt. Sie unterstützen das Pfarreiteam und auch Freiwillige. Oft ist das Sekretariat die erste Anlaufstelle für Anfragen aller Art.
- Schattenseite
- Es ist nicht immer einfach, spontan auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse der Gemeindemitglieder eingehen zu können oder die Ruhe zu bewahren, wenn die Wogen höherschlagen.
- Berufsalltag
- Die Stellung der Pfarreisekretäre und Pfarreisekretärinnen hat sich in den letzten Jahren sehr verändert. Es geht nicht mehr nur darum, Türe und Telefon zu betreuen und die Pfarreibücher nachzutragen. Das Pfarreisekretariat ist heute ein gut funktionierender Dienstleistungsbetrieb innerhalb der reformierten und katholischen Kirche. In grossen Pfarreien sind Sekretariatsmitarbeitende in der Regel im Vollzeitpensum angestellt und teilen sich die Aufgaben mit anderen Personen, in mittleren und besonders in kleinen Pfarreien arbeiten sie eher allein und auf Teilzeitbasis.
TOP 10 Anforderungen
Gute IT-Kenntnisse (besonders Word, Excel) sowie Grundkenntnisse in Buchführung.
Karrierewege als Pfarreisekretär/in
Der Verein der Pfarreisekretärinnen und -sekretären sowie regionale Gruppen organisieren regelmässig Weiterbildungskurse mit spezifischem Bezug zur Kirche oder in verschiedenen Bereichen der kaufmännischen Tätigkeit (z.B. IT, Buchhaltung).
Gemeindeamimator/in HF (eidg. Diplom)
Leitende/r Pfarreisekretär/in
Pfarreisekretär/in
Kaufmann/-frau EFZ oder gleichwertiger Abschluss (siehe Zutritt)